Seja no ambiente de trabalho, na faculdade ou até mesmo em casa, todo mundo já se deparou com um pedido tipo ‘Faz isso para mim, por favor? É mega urgente!’. Pronto. Daí pra frente, é um palito para se descontrolar, perder a atenção nas tarefas que você tinha planejado e, no final, perceber que não conseguiu fazer nada direito. Nem o que lhe foi pedido, quanto mais as suas obrigações. E esse nem é o pior. Ruim mesmo é que isso deixa os outros com a impressão de que você não consegue dar conta do seu trabalho e nem de uma tarefa não planejada. Ou seja, as pessoas começam a te ver como um ser andante, sem rumo e/ou organização que está lá só fazendo volume, quando na verdade você está se matando de trabalhar, só não consegue entregar por falta de programação e planejamento – um probleminha muito comum, diga-se de passagem. Então fique tranquilo, você não é o único que está tendo esse problema – tem mais a torcida do Flamengo e do Corinthians inteira contigo – e presta atenção na dica; o principal vilão, na maioria das vezes, está no entendimento errado das palavras ‘urgente’ e ‘importante’.
Sempre que um amigo meu vem com essa dúvida pra mim gosto de começar assim; “se tudo que chega para você com a palavra ‘Urgente’ fosse realmente urgente, não acha que todo mundo então estaria fazendo tudo que deveriam fazer de maneira errada?”. Gosto dessa frase pela reflexão que ela propõe. A ideia correta é que algo ‘urgente’ é um ‘ponto fora da curva’, uma necessidade imediata que apareceu do nada ou evoluiu de um erro isolado. Se é algo cotidiano, não é pra ser urgente, e sim, a tarefa de alguém. Tendo essa visão fica mais fácil compreender a diferença entre ‘urgência’ e ‘importância’. Urgência é ‘apagar um incêndio’, é algo que tem que ser resolvido ontem, com muita rapidez; já a importância, é para coisas que precisam de atenção, cuidado, são pontos essenciais que não se pode esquecer.
Somente a partir do momento em que você entende isso, será possível partir para o segundo passo. O de discussão do problema. Lógico, não se pode esquecer de usar o bom senso – existem situações que são claramente urgentes e dispensam perguntas, mas como a maior parte são coisas que não possuem um imediatismo tão grande assim, vale conversar com a pessoa que está te pedindo o favor. Procure entender o porquê daquilo ter de ser feito naquele momento e não poder esperar algumas horas, para reuniões inesperadas, pare, pense e certifique-se da real importância da sua presença nelas e, o mais importante, tenha conhecimento do seu tempo e de suas tarefas para poder negociar prazos reais, que você realmente consiga se comprometer sem se prejudicar ou abalar sua reputação.
A grande lição é: saiba definir prioridades de modo que consiga demonstrar o entendimento das necessidades dos outros, mas de forma que também saiba que precisa levar em conta as suas necessidades. Para isso, não se poder ter medo de dizer ‘não’, principalmente no começo da carreira, quando queremos abraçar tudo para demonstrar garra e vontade. Se você entregar tudo que abraçar, tudo bem, mas como isso não acontece na maioria das vezes e o tiro sai pela culatra – só te prejudica ao invés de te ajudar -, é preciso saber recusar ‘responsabilidades extras’ em alguns momentos. Ter conhecimento dessas horas e saber dizer ‘não’ quando preciso, é uma importante ferramente para demonstrar amadurecimento, responsabilidade e consciência. Nas próximas vezes, reflita com a pessoa se o problema é realmente ‘urgente’. Garanto que, na maioria das vezes, você verá que não é bem assim e poderá tratar de tudo com muito mais calma.
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